Politique de traitement des réclamations

KIKO S.p.A., dont le siège social est à Bergame (24122), via Giorgio e Guido Paglia n° 1/D, TVA 02817030162, Numéro d’identification fiscale 12132110151 (le « Responsable du traitement »).

E-Mail-Adresse dpo.kiko@kikocosmetics.com

« Données » désigne vos données (nom et prénom, adresse e-mail) fournies dans le cadre d’une demande d’assistance ou d’une demande de réclamation. Si vous refusez de fournir ces données, votre demande d'assistance ou de réclamation ne pourra pas être présentée et le Responsable du traitement ne pourra pas procéder à la gestion et à l'évaluation de celle-ci.

Les catégories particulières de données (par exemple les données relatives à votre santé) ne seront ni collectées ni traitées d'une autre manière par le Responsable du traitement. Si vous fournissez spontanément ces données (par exemple en joignant des rapports, des examens de diagnostic ou d’autres informations relatives à votre santé), le Responsable du traitement vous informe qu’il ne traitera en aucune manière ces données et, par conséquent, détruira ou rendra anonymes ces données de façon permanente.

A) Les Données fournies lors de l'élaboration du formulaire de demande d'assistance ou pour la présentation et la gestion de la réclamation seront traitées par le Responsable du traitement afin de répondre à vos demandes d'assistance et/ou d'informations sur les produits/services du Responsable du traitement ou à votre réclamation relative à la qualité d'un produit, aux effets indésirables causés par l'utilisation de produits, aux dommages résultant d'une utilisation incorrecte des produits par le personnel des magasins ou par d'autres personnes (par exemple, commandes en ligne, prix appliqués). B) Satisfaire aux obligations administratives et comptables prévues par la législation nationale applicable. C) Si nécessaire, pour vérifier, exercer et/ou défendre les droits en justice du Responsable du traitement. D) Pour vous permettre de participer à une enquête après assistance au client (customer satisfaction). Ce processus permet au titulaire de recueillir les évaluations et les retours sur votre expérience d’assistance.

A) Respect d'obligations contractuelles ou de mesures précontractuelles. Art. 6 par. 1, point b) RGPD. B) Nécessité de respecter une obligation légale. Art. 6 par. 1, lettre c) RGPD.

C) Intérêt légitime du Responsable du traitement. Art. 6 par. 1, lettre f) du RGPD.

D) Intérêt légitime de la personne concernée. Art. 6 par. 1, lettre f) du RGPD.

Pendant toute la phase de présentation, de gestion, d’évaluation et de traitement de la demande de réclamation et jusqu’à 4 ans après la clôture de la réclamation pour les cas « critiques ». Les données relatives à vos demandes d’assistance et/ou d’informations ou à vos réclamations relatives à des cas non critiques seront conservées 365 jours après la clôture de la réclamation.

En cas de contentieux judiciaire, pendant toute la durée du litige, jusqu’à l’épuisement des délais d'exercice des recours. Vos données et informations que vous avez insérées dans l’enquête seront conservées pendant 365 jours après la compilation de l’enquête. Il est toujours fait réserve de votre droit d'opposition pouvant être exercé selon les modalités d'exercice de vos droits expliquées au bas de la présente note d'information. Vous pourrez également vous opposer au traitement sans donner de réponse à l’enquête ; dans ce cas, la validité du lien de compilation prendra fin 15 jours après son envoi. Aucune demande de compilation de l’enquête ne sera réitérée, sauf si vous décidez de déposer une nouvelle réclamation plus de 90 jours après l’envoi de la précédente. Les modalités d’opposition seront les mêmes que celles décrites ici même en cas de dépôt d’une nouvelle plainte. Une fois les délais de conservation indiqués écoulés, les Données seront supprimées, effacées ou rendues anonymes conformément aux procédures techniques d'effacement et de sauvegarde.

La transmission des données est obligatoire pour les finalités A), B), C) c’est-à-dire pour l’envoi d’une demande d’assistance ou de réclamation, pour respecter les obligations légales liées à la gestion de votre demande et pour l’exercice/la défense d’un droit en justice. Le refus de fournir les données ne permet donc pas de satisfaire vos demandes et/ou d'exécuter les obligations qui en découlent. La fourniture des données pour la finalité D) est demandée par le Responsable du traitement en vertu de son intérêt légitime, mais vous pourrez toujours vous opposer au traitement selon les modalités indiquées dans la présente note d'information.

Les données peuvent être communiquées à des entités externes agissant en qualité de responsables du traitement, comme par exemple l’autorité et les organes de surveillance et de contrôle (et en général des personnes, publiques ou privées, en droit de demander les données) ou traitées au nom du Responsable du traitement par des personnes désignées comme sous-traitants conformément à l'article 28 RGPD, qui agissent en vertu des instructions spécifiques du Responsable du traitement. Ces entités comprennent, à titre de simplification et non exhaustif, les catégories suivantes :

• a) la société du Groupe du Responsable du traitement qui a son siège sur le lieu de résidence du client ;

• b) les sociétés fournissant des services d'assistance au client ;

• c) les sociétés ou organismes fournissant des services informatiques, de maintenance ou de gestion de systèmes d'information ou d'autres services au Responsable du traitement nécessaires au traitement de vos données aux fins indiquées ci-dessus.

Les données pourront être traitées par les employés des fonctions de l'entreprise chargés de la poursuite des finalités précitées, qui ont été expressément autorisés à procéder au traitement et qui ont reçu des instructions opérationnelles appropriées conformément à l'art. 29 du RGPD.

Compte tenu de la nature globale des activités du Responsable du traitement, les Données pourront être transférées à l’étranger dans des pays situés à l’extérieur de l’Union européenne, auprès de personnes qui, selon le cas, opéreront comme responsables autonomes ou sous-traitants du traitement. Il est entendu dans tous les cas que le transfert de données à caractère personnel dans des pays situés hors de l’Union européenne sera effectué conformément aux mesures établies par la réglementation applicable, en assurant que le transfert ait lieu sur la base d’une décision d’adéquation ou, à défaut, sur la base de garanties appropriées au sens des articles 44 et suivants du RGPD.

En contactant le Responsable du traitement, par courrier à l’adresse KIKO S.p.A. via Giorgio e Guido Paglia n° 1/D 24122 Bergame, à l’attention du référent Privacy, et le DPO par courrier électronique à l’adresse dpo.kiko@kikocosmetics.com, vous pouvez demander à tout moment au Responsable du traitement l’accès aux données qui vous concernent, leur annulation, la rectification des données inexactes, l’intégration des données incomplètes, l’effacement des données, la limitation du traitement dans les cas prévus par l’art. 18 RGPD, ainsi que vous opposer au traitement dans l’intérêt légitime du Responsable du traitement. En outre, si le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat et s'il est effectué à l'aide d'instruments automatisés, vous avez le droit de recevoir les données sous un format structuré, d'utilisation commune et lisible par le système automatique et, si cela est techniquement faisable, de les transmettre à un autre responsable du traitement sans entraves. Enfin, vous avez le droit de présenter une réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle compétente de l’État membre où vous avez votre résidence ou où vous travaillez ou séjournez autrement ou où le fait objet de la réclamation a eu lieu.